“Marzę o własnej firmie, ale nie mam teraz na to czasu”, “jest tyle rzeczy do zrobienia w prowadzeniu swojego biznesu, a czas przecieka mi między palcami”, “chcę, żeby doba była dłuższa, żeby móc zrobić wszystko, co zaplanuję” – mówisz tak do siebie?

Ja słyszę to bardzo często od swoich klientów. Jak skutecznie organizować sobie czas – dzisiaj trochę o tym.

Interesuję się tematem od dawna, bo moim celem zawsze była maksymalna produktywność.  Moim celem jest pracować mniej, ale bardziej efektywnie. Robić więcej w tym samym czasie. Mniej czasu poświęcać pracy, a zarabiać więcej.

Słyszałam wielokrotnie zwrot “work hard”, a żeby odreagować po tej ciężkiej pracy “play hard”. Ja jestem jednak od dawna zwolenniczką innego podejścia – “work SMART”.

Nota bene… Nagrałam dla Was również afirmacje PRODUKTYWNOŚCI, jeśli chcecie posłuchać (przekazuję Wam tam wiedzę na temat tego jak być bardziej produktywną/ym).

WORK SMART – co to znaczy?

Mądrze wykorzystuj czas, a praca wcale nie musi być ciężka. Moja nie jest 😉 Oczywiście nie jestem idealna – do tego mi daleko. I nigdy nie będę. Skupiam się na wyrabianiu nawyków, które mnie wspierają w jak najlepszym wykorzystaniu czasu, jaki przeznaczam na pracę. Wykorzystuję różne techniki, wiele próbuję.

Trzy ważne uwagi.

Pierwsza: to, co działa u mnie, niekoniecznie będzie efektywne dla Ciebie – jesteśmy różni.

Druga: to, co działa u mnie teraz, może nie działać w przyszłości. Tak będzie pewnie i u Ciebie. Ważne, żeby dostosowywać działanie do aktualnej sytuacji, w jakiej się znajdujesz i wiedzieć, że to się zmienia.

I najważniejsza uwaga – trzecia: żadna strategia nie będzie działać, jeśli nie będziesz jej stosować ? I to regularnie, aż stanie się nawykiem. Proste, prawda?!

Dlatego jeśli jesteś osobą, która była już na dziesiątkach szkoleń o zarządzaniu sobą w czasie, przeczytała tony książek o produktywności i “wiesz już wszystko, a nic nie działa”, to pytanie czy była konsekwencja w Twoim działaniu i jak to długo trwało, bo efekty zauważyć można po dłuższym czasie stosowania (precyzyjniej 1-2 miesiące codziennej praktyki).

Także odpowiedz sobie szczerze przed sobą co oznacza dla Ciebie “nic nie działa”. Możliwe jest również, że gdzieś indziej istnieje bariera i potrzebny Ci specjalista, by ją odkryć. Zapraszam wtedy na bezpłatną konsultację, gdzie mogę stwierdzić czy jestem w stanie Ci pomóc. Z mojego doświadczenia wynika, że w takich sytuacjach najczęściej gdzie indziej znajduje się problem. Nie jest to sama organizacja czasu.
Ale do rzeczy…

Twoja relacja z czasem

Odpowiedz sobie na pytania: Jakie masz podejście do czasu? Jak mówisz o czasie? Jakich konkretnie słów używasz? Uświadom sobie jak Twoje podejście do czasu wpływa na to, co robisz na co dzień, jakie działania wybierasz.

Jeśli masz tendencję do używania zwrotów: “walczę z czasem”, “ciągle brakuje mi czasu”, “ze wszystkim się spóźniam”, “nigdy nie mam wystarczająco dużo czasu”, “czas ucieka”, “straciłam na to dużo czasu”… to Twoja relacja z czasem Cię nie wspiera.

Twoje przekonania powodują, że faktycznie nie wyrabiasz się z wykonaniem określonych działań. Jak mogłoby być inaczej, skoro w to tak bardzo wierzysz?

ZMIEŃ MYŚLENIE na temat czasu!

Zastanów się kiedy używasz czasu jako wymówki. Mówisz sobie: “nie mam na to czasu”, podczas gdy naprawdę te rzeczy do zrobienia nie znajdują się na liście Twoich priorytetów. Bądź szczery/a w stosunku do siebie. Powiedzenie sobie: “to zadanie nie jest dla mnie wystarczająco ważne, by umieścić je w moim planie dnia” powoduje, że to Ty bierzesz odpowiedzialność za swoje wybory, a nie oddajesz władzę okolicznościom. Da Ci to poczucie niezależności i sprawczości. Przestajesz być ofiarą czasu albo jego braku. To Ty wybierasz. To Ty jesteś swoim szefem.

Zarządzanie sobą w czasie

Jest wiele strategii zarządzania sobą w czasie. Wymienię kilka z nich, które moim zdaniem bardzo pomagają.

KROK 1

Co działa, a co nie działa dla Ciebie?

Jesteśmy różni. Co innego nas motywuje, co innego jest dla nas ważne. Inaczej działają na nas również techniki zarządzania sobą w czasie.

Organizacja czasu to indywidualne eksperymentowanie co działa najlepiej dla Ciebie.

Przypuśćmy, że pracujesz aktualnie na etacie, ale Twoim marzeniem jest praca na własnych warunkach i prowadzenie swojego biznesu. Możesz stwierdzić, że planowanie kilku godzin pod rząd lub całego dnia pracy nad swoją firmą działa najlepiej w Twoim przypadku. Zablokuj wtedy np. jeden dzień weekendu na to, by się temu poświęcić. 

Albo wręcz odwrotnie, zaplanowana godzina pracy rano i wieczorem (np. przed swoją pracą na etacie i po niej) jest dla Ciebie najbardziej efektywna. Sprawdź co działa na Ciebie najskuteczniej w danym momencie i przy danym zadaniu.

KROK 2

Wyznacz cele

Wyznaczanie celów to obszerny temat na osobny wpis, ale patrząc ogólnie – wyznaczanie celów pozwoli Ci priorytetyzować aktywności, skupiać się na tych, które są ważne, a odrzucać te, które nie prowadzą Cię do realizacji Twoich priorytetów związanych z biznesem.

ZADANIE:

 

• • Weź kartkę, coś do pisania, kalendarz, terminarz, cokolwiek, czego używasz

• • Napisz cel na najbliższy rok związany ze swoją firmą. Zrób to zgodnie z ideologią SMART (cel ma być specyficzny, mierzalny, ambitny, realistyczny, określony w czasie), np.:

TAK! Otworzenie sklepu odzieżowego z ubraniami dla dzieci 0-10 lat w centrum handlowym Magnolia we Wrocławiu do końca listopada 2016r.
NIE! Otworzenie sklepu z ubraniami dla dzieci.

---

TAK! 20% wzrost zysku względem ubiegłego roku ze sprzedaży polskich produktów kosmetycznych w drogerii internetowej “Lawendowe laboratorium” do końca 2016r.
NIE! Wzrost zysków w drogerii “Lawendowe laboratorium”.

 

• • Wyznacz tzw. kroki lub kamienie milowe (z ang. milestones), aby cel ten osiągnąć, np.:

CEL:

Otworzenie sklepu odzieżowego z ubraniami dla dzieci 0-10 lat w centrum handlowym Magnolia we Wrocławiu do końca listopada 2016r.

MILESTONES:

1. Zatrudnienie 3 projektantek ubrań dziecięcych do końca sierpnia 2023r.
2. Podpisanie umów z producentami tkanin do końca sierpnia 2023r.
3. Podpisanie umowy najmu na lokal w CH Magnolia we Wrocławiu do końca września 2023r.
4. Zatrudnienie 2 krawcowych do końca… itd.

Myślę, że nie muszę dalej ? Wiesz już o co chodzi.

Kamienie milowe to inaczej ważne wydarzenia w harmonogramie danego projektu, które podsumowuje określony etap lub wieńczy dany zestaw działań. To ważne wydarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić (podpisana lub niepodpisana umowa itd.)

KROK 3

Dopasuj cel biznesowy do siebie

Kolejny krok to dopasowanie wszystkich działań związanych z realizacją Twojego celu biznesowego do Twojego aktualnego planu tygodnia. W tym momencie masz przecież inne obowiązki i zajęcia (np. aktualna praca, inny biznes, dom, zajęcia poza pracą, sport, hobby, czas z rodziną, przyjaciółmi itd.)

ZADANIE:

 

• • Wypisz wszystkie aktywności Twojego tygodnia, łącznie z ilością czasu, jaki na nie potrzebujesz.

• • Dodaj do każdego 15 minut z uwagi na sytuacje, na które nie masz wpływu.

• • Zaplanuj sobie czas na realizację celu biznesowego, biorąc pod uwagę czas jaki poświęcasz na inne sfery swojego życia. Jeśli na tym etapie uznasz, że nie masz go wystarczająco na robienie wszystkiego, co do tej pory – czekają Cię decyzje do podjęcia.

• • Wybierz to, co nie podlega negocjacji. Mogą to być 2 lub 3 rzeczy, których nie chcesz za wszelką cenę usuwać z Twojego planu zajęć (np. cały wieczór z przyjaciółmi raz w tygodniu lub bieganie 3 razy w tygodniu przez godzinę, praca nad planem marketingowym dla swojej firmy 6 godzin w tygodniu).

Pomyśl również o 2-3 głównych celach życiowych na kolejny rok (np. kupno nowego mieszkania, przebiegnięcie maratonu, ukończenie studiów, 3-tygodniowy wyjazd do Azji). Będziesz teraz porównywać swoje cele z aktywnościami  – które dokładnie wspierają Twoje cele długofalowe, a które nie. To pomoże Ci w wyborze tych, które zostawisz w terminarzu.

Zakreśl te aktywności z listy, które bezpośrednio wspierają któryś z Twoich głównych celów. Twoje cele to swego rodzaju kompas dla Twoich działań.

Gdy będziesz mieć nowy pomysł, zadanie, na które potrzebujesz czasu, znajomy zwróci się do Ciebie z prośbą o przysługę, pojawi się okazja do zarobienia dodatkowych pieniędzy… Cokolwiek to będzie, potrzebujesz na to czasu.

Podejmując decyzję czy to robić czy nie, wróć do swoich głównych celów (życiowych i biznesowych), odpowiadając na pytanie czy zrobienie tego zadania, zaangażowanie w nowy projekt jest spójne z moimi długofalowymi celami. Jeśli nie, albo to odrzucasz albo zastanawiasz się co możesz poświęcić i jak się będziesz czuć, gdy to zrobisz.

Odpowiedź w każdym z przypadków może być całkowicie inna, ale pozwala podejmować decyzję w pełni świadomie, bo będziesz w pełni świadomy/a konsekwencji.

Każdy z nas ma tyle samo czasu. W różny sposób jednak go wykorzystujemy. To główna różnica pomiędzy osobami produktywnymi, a tymi, którzy chcą produktywność osiągnąć.

 

• • Gdy widzisz, że nie masz możliwości zrealizowania wszystkiego, na czym Ci zależy, zobacz co możesz wyeliminować lub zdelegować na kogoś innego.

    Ucz się prosić o pomoc. To nie jest nic złego. Delegowanie to też rozwijanie innych. Ktoś może przejąć od Ciebie część obowiązków w ramach wsparcia, dopóki Ty nie załatwisz najważniejszych spraw lub możesz dać możliwość rozwoju temu, któremu przekażesz zadanie. Może to być przyjaciel, pracownik, podwładny, nowo zatrudniona osoba, agencja lub partner życiowy. Może nie wszystkim, co wypisałeś/aś, musisz zajmować się sam/a?

KROK 4

Eliminuj rozpraszacze

To moja “specjalność”! ? Tak jak w planowaniu, wymyślaniu drogi dojścia do celu, konsekwencji działań, a na samym końcu mierzeniu rezultatów jestem silna, tak rozpraszacze to moja “pięta Achillesowa”.

Kiedyś myślałam, że moja umiejętność robienia kilku rzeczy na raz oraz podzielność uwagi to moje silne strony. Tak w miarę nabywania doświadczeń widzę jak brak koncentracji na jednym (i tylko jednym) zadaniu upośledził moją produktywność.

To, co wypracowałam sobie przez lata, można zawrzeć w kilku punktach:

 

• • Gdy rozprasza Cię jakaś myśl czy ktoś odpisał na Twój e-mail, czy dzwonił, napisał komentarz w social mediach, na który warto odpowiedzieć (a sygnały dźwiękowe potwierdzające, że tak faktycznie się stało, wcale nie ułatwiają zadania), pomyśl, że “to może poczekać”.

    Lepszym pomysłem niż zaczynanie robienia rzeczy, o której właśnie sobie przypomnieliśmy przerywając zadanie, które wykonywaliśmy, jest zapisanie tej myśli na kartce do zrobienia na później. Wtedy uspokajamy umysł (który nota bene jest stworzony do wyszukiwania dla nas zagrożeń, bo kiedyś chroniło to nas i nasze życie), że usłyszeliśmy jego głos, że pamiętamy. Zwalniamy go tym samym od krążenia wokół tej myśli i możemy wrócić do wykonywania zadania, które przerwaliśmy.

Idealnym przykładem może być metafora sprzątania, kiedy zaczynamy układać rzeczy na regale i odnajdujemy dawno nie czytane książki, kartki pocztowe od przyjaciół powkładane między nimi i zdjęcia, które kiedyś wyciągnęliśmy z albumów. W danym momencie stwierdzamy, że dobrze byłoby je powkładać z powrotem, zanim się zniszczą… Otwierając albumy zaczynamy je oglądać i wracają wspomnienia. Zauważamy, że zdjęcia nie są poukładane w chronologicznej kolejności i nawet nie wiemy kiedy siedzimy z albumami na kolanach, przekładając fotografie… Znacie to skądś?

Posegregowanie wspomnień wydało się w tym momencie bardzo ważne (żeby nie zniszczyć wspomnień, bo to coś wartościowego dla nas). Spowodowało jednak to, że skończyło się sprzątanie regału, w pokoju porozrzucane są książki, kartki pocztowe i nie wiadomo jeszcze co… Zadanie nie jest skończone, a my mamy wrażenie… No właśnie! Jakie?! “Zabrakło mi czasu”. Podczas gdy faktycznie wybrałeś/aś inne priorytety w danym momencie, niekoniecznie zgodne z Twoim głównym celem, jakim było usuniecie niepotrzebnych rzeczy z regału.

Bycie skoncentrowanym na zadaniu jest niezwykle trudne w szczególności dla tych właścicieli biznesu, którzy pracują z domu.

Ma to wiele pozytywnych stron jak ograniczenie kosztów czy czasu na dotarcie do miejsca pracy.

Trzeba być jednak bardzo świadomym wyzwań, jakie czekają na Ciebie, gdy pracujesz w domu. Wiem coś o tym;) Listonosz, sąsiad, szybki telefon od znajomego, który akurat jest w pobliżu i może podrzucić Ci pożyczoną książkę, sterty niepozmywanych naczyń i nieposkładanego prania. To tylko niektóre z przeszkadzaczy, na jakie jesteś narażony/a. W szczególności w przypadku, gdy decydujesz, że np. sobota jest dla Ciebie dniem pracy, gdy inni bliscy mają wolne. Trudno jest wyznaczyć granice, ale jest to możliwie.

Kolejnym wyzwaniem (mam dużo do powiedzenia w tym temacie jak widać) jest bycie mamą. Sama mam dwójkę, pracuję na co dzień z innymi mamami, które będąc na urlopie macierzyńskim układają swoją ścieżkę zawodową od nowa.

Chcę napisać tylko jedno – jeśli decydujesz się na pracę, nie zajmuj się w tym samym czasie dziećmi. Powoduje to napięcia, bo nie możesz w pełni poświęcić się ani jednemu ani drugiemu. Zatrudnij na określone godziny opiekunkę, poproś mamę, ciocię, przyjaciółkę o pomoc. Ale nie miej w czasie przeznaczonym na pracę pod opieką dzieci (chyba że zarabiasz jako opiekunka ;-), bo nie znam do tej pory osoby, której na dłuższą metę by się to udawało.

Z psychologicznego punktu widzenia priorytety są wtedy inne i następuje zgrzyt, bo nie o to chodzi, żeby wybierać co jest dla Ciebie ważniejsze.

Jest czas na biznes i jest czas, który poświęcasz rodzinie.

Spotykam się z pytaniami jak jestem w stanie robić tyle mając dwójkę małych dzieci. To coś, czego nauczyłam się szybko.

Rozdzielam czas poświęcany rodzinie i poświęcany pracy. Bardzo rzadko zdarzają mi się przypadki, gdy rozmawiam w klientami, gdy obok jest któryś z moich chłopaków i chcę tego unikać. Ponieważ jestem dostępna dla swoich klientów, kiedy mnie potrzebują, również między sesjami, takie sytuacje się zdarzają. Ale zawsze planuję, by w czasie samych sesji, nigdy nie było ich w pobliżu.

 

• • Technika pomodoro pozwala na godzenie rozpraszaczy z efektywnym czasem pracy. Wymyślił ją w latach 80-tych Francesco Cirillo. W skrócie polega na blokowaniu 25-minutowych bloków czasowych, w których pracujemy i 5-minutowych przerw na rozpraszacze (np. przygotowanie sobie czegoś do picia, krótki telefon, sprawdzenie skrzynki, odpowiedź na e-mail). Tradycyjnie Francesco mierzył swój czas przy pomocy kuchennego minutnika w kształcie pomidora – stąd nazwa (dla ciekawych).

Ja tą technikę bardzo lubię. Powoduje, że jesteście bardziej skoncentrowani i pracować możecie efektywniej (wbrew pozorom krótkie przerwy są naprawdę potrzebne, by długo utrzymywać uwagę na jednym zadaniu). Przede wszystkim jednak porządkuje mi czas, jaki przeznaczam na dane zadanie. Mogę skuteczniej planować, bo juz wiem ile mniej więcej zajmują mi podobne czynności.

W Internecie dostępnych jest sporo aplikacji wykorzystujących tą technikę. Ja jednak nastawiam zwykły budzik w telefonie. Jestem osobą, która lubi pracować z presją czasu. Wtedy najefektywniej zarządzam sobą i tym, na czym się skupiam.

 

• • Sporządź listę przeszkadzaczy – rozpraszaczy. Świadomość co Cię rozprasza, na jak długo i jak się czujesz wracając do swojego głównego zadania jest bardzo pomocna.

    Czujesz się wytrącony/a z rytmu pracy? Obwiniasz się, że marnujesz czas? Tłumaczysz się przed sobą, że to był zasłużony wypoczynek (tylko czy to naprawdę był wypoczynek?)?

    Możesz być zaskoczony/a jak szybkie wejście na Facebooka, żeby sprawdzić na którą godzinę umówiłeś/aś się na spotkanie z kimś po pracy, przerodzić się może w oglądanie inspirujących filmików lub oglądanie zdjęć z wyjazdu na wakacje znajomego, z którym nie rozmawiałeś/aś od kilku lat… I to przez kolejne 30 minut. Czy warto było poświęcić temu czas?

    Ilość czasu, jaki pochłaniają rozpraszacze, można z powodzeniem przeznaczyć na rozwój swojego biznesu. Obserwacja siebie przez jeden dzień wystarczy dla obliczenia ile faktycznie “przecieka go nam między palcami” (30 minut dziennie X ilość dni = ?) Może to są te cenne godziny, których Ci brakuje do zrealizowania swoich marzeń?

Swego czasu skończyłam studia health coachingu na IIN. Stąd napiszę jeszcze dwa słowa w tej kwestii.

Nie bez znaczenia dla Twojej produktywności jest jakość Twojego snu przed ważnym spotkaniem, ilość wypitej wody w czasie długiego dnia w pracy, jedzenie określonych produktów przed wyczerpującą sesją brainstormingową.

Być może działasz efektywniej w określonych porach dnia? Obserwuj siebie również pod tym kątem. Kiedy czujesz “flow”, zastanów się co miało na to wpływ.

Myśl szeroko. Bo jeśli praca idzie jak z płatka, to warto powtórzyć formułę, która na to wpłynęła. To właściwie sekret ludzi, którzy osiągają największe sukcesy – znalezienie swojej “złotej formuły” (dla inspiracji polecam “Getting things done”  Davida Allena).

---

Podsumowanie

Organizacja czasu pracy jest dla osób zaczynających swój biznes często jednym z największych wyzwań. Każdy z nas ma 24 godziny w ciągu doby. Różnimy się podejściem do czasu jako naszego zasobu.

By działać produktywnie, najlepiej wyeliminować lub ograniczyć elementy z naszego postępowania, które wyczerpują naszą energię i obniżają efektywność, a utworzyć nawyki z tych, które nas wspierają.

W momencie, gdy działanie produktywne stanie się nawykowe, będzie ono również niezwykle dla nas proste. Bo to, co jest nawykiem, wykonujemy już bez ćwiczenia silnej woli, bez pilnowania się, automatycznie, bez myślenia o tym. Stanie się naszą rutyną. A to jedna z bardzo cennych lekcji, jakie wyniosłam z pracy w korporacji – “rutyna Cię uwolni” (org. “routine sets you free”).

Rutynowo wykonywane działanie, które prowadzi do produktywności, to byłaby moja “złota zasada” ? To samo dotyczy podejścia do czasu i planowania działań związanych ze swoją firmą przez freelancerów.

Kiedy zbudujesz nawyk myślenia, że czasu masz wystarczająco, by zbudować swoją markę, rozwijać firmę i robić to skutecznie oraz nawykowo będziesz poświęcać swój czas na zaplanowane działania, własna działalność gospodarcza przyniesie Ci dużo więcej satysfakcji, przestanie być pasmem codziennych wyzwań, a swoją uwagę będziesz w stanie poświęcać kwestiom strategicznym, mniej operacyjnym.

Tego Wam życzę!

Ciekawa jestem co u Was się sprawdza w efektywnym zarządzaniu sobą w czasie – napiszcie!